Legalisatie:
Hoe werkt dat?
Waar kan ik mijn documenten legaliseren?
Het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken is belast met
de legalisatie van Nederlandse documenten voor gebruik in het buitenland.
De aanvrager moet zelf alle voorliggende legalisaties geregeld hebben.
Zo moet een vertaling, opgesteld door een beëdigd vertaler, gelegaliseerd
zijn door de Arrondissementsrechtbank, vervolgens door het ministerie
van Justitie en ten slotte door het ministerie van Buitenlandse
Zaken. Nadat het ministerie van Buitenlandse Zaken uw document heeft
gelegaliseerd, kunt u voor legalisatie terecht bij de ambassade
of het consulaat van het land waar u het document gaat gebruiken.
Deze buitenlandse vertegenwoordigingen zijn meestal gevestigd in
Den Haag, Amsterdam, Rotterdam of Brussel.
Om welke documenten gaat het?
Sommige Nederlandse documenten kunnen direct door de Afdeling Legalisaties
van het ministerie van Buitenlandse Zaken worden gelegaliseerd.
Bijvoorbeeld documenten die verstrekt worden door Nederlandse gemeenten,
zoals akten van de burgerlijke stand. Niettemin blijft er nog een
veelheid aan documenten over, waarvoor zeer uiteenlopende procedures
gelden. Het ministerie van Buitenlandse Zaken kan informatie verstrekken
over de legalisatieketen die gevolgd moet worden voordat u een Nederlands
document in het buitenland kunt gebruiken. Waar moet ik op letten
bij de legalisatie van een Nederlands document? Controleer of het
land waar u het document voor nodig heeft, is aangesloten bij een
legalisatieverdrag. Een lijst met aangesloten landen kunt u vinden
op deze website. Zo ja, dan is legalisatie door het ministerie van
Buitenlandse Zaken misschien niet noodzakelijk. Is legalisatie nodig,
let dan op de volgende zaken:
- dien een in Nederland afgegeven origineel en ondertekend (bron)document
in;
- zorg voor een document dat recent is afgegeven (niet langer
dan één jaar geleden);
- als het gaat om de legalisatie van een kopie van een Nederlands
document moet het originele document bijgevoegd zijn;
- voorzie, indien nodig, het document van benodigde legalisaties
door andere Nederlandse instanties;
- als het gaat om de legalisatie van een vertaling van een Nederlands
brondocument, lever dan het originele Nederlandse document eveneens
aan. Let wel op de legalisatieketen voor een vertaling;
- Een brondocument dat in Nederland is opgesteld in een vreemde
taal (behalve Frans, Duits of Engels) moet voorzien zijn van
een Nederlandse vertaling, afkomstig van een beëdigde vertaler.
Hoe gaat legalisatie van een Nederlands
document in zijn werk?
Er zijn twee manieren om een in Nederland afgegeven document ter
legalisatie aan te bieden bij het ministerie van Buitenlandse Zaken.
Optie 1: U levert het document in bij de afdeling Legalisaties
van het ministerie. U kunt dit ook laten doen door een familielid
of kennis. De afdeling Legalisaties is iedere werkdag geopend van
09.00 tot 12.30 uur. Documenten die vóór 11.30 uur zijn ingeleverd,
kunnen nog dezelfde dag opgehaald worden. Zijn ze na die tijd ingeleverd,
dan zijn ze de volgende dag vanaf 09.00 uur op te halen. De wachttijd
bedraagt gemiddeld één uur. De kosten van legalisatie bedragen 10
euro per document.
Optie 2: U kunt het document per post toesturen. Stuur vervolgens
mee:
- het te legaliseren document (evt. meerdere)
- 10 euro contant per te legaliseren document
- een gefrankeerde, eventueel aangetekende, retourenvelop Deze
afhandeling duurt minimaal twee tot drie dagen.
Indien u een document uit de Verenigde Arabische Emiraten in Nederland
wilt gebruiken zult u dit eerst moeten laten legaliseren bij de
lokale autoriteiten. Welke autoriteiten dit zijn hangt af van de
aard van het document. Diploma's zullen bijvoorbeeld eerst door
het Ministerie van Onderwijs dienen te worden gelegaliseerd, terwijl
geboorteakten eerst dienen te worden gelegaliseerd door het Ministerie
van Gezondheid. Uiteindelijk dient het Ministerie van Buitenlandse
Zaken van de VAE te legaliseren waarna deze Ambassade een legalisatie
kan plaatsen. Legalisatie kost € 26,25 per document.
